Cómo instalar un correo en Gmail dejando copia en el servidor

Hoy os traigo un tutorial super útil para liberar espacio en el hosting. Normalmente cuando creamos nuestro correo corporativo, lo que hacemos es instalarlo en un gestor de correos tipo Apple Mail, Thunderbird o Outlook.

Cuando hacemos esto, estamos instalando una copia de los correos en nuestro ordenador, pero sigue existiendo una copia en nuestro servidor.

Si nos estamos quedando sin espacio en el servidor, podemos externalizar nuestro email corporativo, instalándolo en gmail. Y sí, me refiero al gmail gratis de toda la vida.

Ojo, esto es diferente a instalar un correo corporativo en la app de gmail en el móvil. Esto que explico aquí hay que hacerlo en gmail pero en el navegador del ordenador.

Paso 1: Gmail configuración

Entra en gmail, pulsa en el icono de la rueda dentada que hay en la esquina superior derecha y luego en Configuración, después ve a la pestaña Cuentas. En el apartado Consultar el correo de otras cuentas pulsa en el enlace Añadir una cuenta de correo

Paso 2: Introducir los datos de configuración de recepción correo

Se te abrirá una ventana emergente. En el campo Dirección de correo electrónico ponemos la dirección de correo electrónico que quieras añadir, por ejemplo correo@correo.com y le damos a Siguiente:

  • Nombre de usuario: correo@correo.com (recuerda, aquí va tu email corporativo)
  • Contraseña: debes poner la contraseña del email. 
  • Servidor POP/IMAP: ver datos en el servidor (solicitale a tu hosting o a tu diseñador web que te facilite estos datos)
  • Puerto: 995
  • Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor: si no marcas esta casilla todos los correos que recibas en [correo@correo.com] se descargarán en la cuenta de Gmail y se borrarán de tu cuenta de hosting, de forma que no los podrás consultar vía Webmail o a través de otros gestores de correo (Outlook, Thunderbird, etc.). IMPORTANTÍSIMO que marques esta casilla si crees que este correo lo va a acabar gestionando otra gente y tienen que tener acceso al mismo tiempo que tú.
  • Utilizar siempre una conexión segura (SSL) para recuperar mensajes de correo electrónico: deja este parámetro activado.
  • Etiquetar los mensajes entrantes con: marca esta casilla si quieres distinguir rápidamente en tu bandeja de entrada los mensajes que proceden de esta cuenta y selecciona la etiqueta con la que quieres que se asocien.
  • Archivar los mensajes entrantes (omitir Recibidos): no es recomendable marcar esta casilla, ya que archivará de forma directa todos los correos recibidos. Solo te conviene marcarla si no quieres ver en tu bandeja de entrada los mensajes nuevos de correo@correo.com.

Una vez configurados los parámetros de recepción del correo pulsamos en Añadir cuenta. De esta forma ya estará todo configurado para recibir los correos de correo@correo.com en Gmail.

Paso 3: Introducir los datos de configuración de envío correo

Ahora veremos que nos consulta si también queremos poder enviar correos desde Gmail con la cuenta correo@correo.com. Si seleccionamos No y pulsamos en Siguiente el proceso terminará. Si queremos hacer envíos marcamos Sí y pulsamos en Siguiente:

En este nuevo paso tendremos que introducir el Nombre. Podemos poner el que queramos (nuestro nombre, nombre de la empresa, etc.). El campo Tratarlo como un alias es conveniente dejarlo desmarcado, ya que así los correos se enviarán desde correo@correo.com

A continuación pasaremos a configurar el envío de los correos de correo@correo.com desde Gmail. Los datos a poner en este caso son los siguientes:

  • Servidor SMTP: ver datos en el servidor
  • Puerto: 465
  • Nombre de usuario: correo@correo.com (recuerda poner tu email aquí)
  • Contraseña: debes poner la contraseña del email
  • Conexión segura: elegir mediante SSL.

Con todos los parámetros configurados pulsamos en Añadir cuenta. Así accederemos a la página final de configuración del envío. Gmail habrá enviado un correo a la cuenta correo@correo.com para validarla. Existen 2 formas de hacerlo: pulsando en enlace confirmación que veremos en el email recibido o poniendo el código de verificación que también veremos en el email recibido y pulsando en Verificar. Una vez pasada la validación ya podremos enviar correos.

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