El año pasado, descubrimos el concepto de documentar las marcas en entornos digitales editables con Frontify, una herramienta pensada exclusivamente para ello. Tras meses trabajando con ella, nos dimos cuenta de que las limitaciones de las cuentas gratuitas eran excesivas, y que pagar la plantaforma, para empresas pequeñas como nosotros, no era para nada funcional. Ahí nos pusimos a buscar alternativas.
Esta búsqueda de alternativas se cruzó con un interés creciente por la plataforma Notion y por el sistema Scrum, ahí descubrimos que se pueden documentar marcas sin limitaciones ni coste, y por cierto, de una forma mucho más intuitiva y accesible.
En este tutorial, hecho para clientes de branding de Wondermochi, vamos a explicar paso por paso cómo crear un brandboard para nuestra marca en nuestra cuenta de Notion, y cómo invitar a Rafa para que entre como invitado a documentar todo el trabajo.
1. Crear una cuenta de Notion personal
Entramos en notion.so y nos creamos una cuenta, podemos hacerlo con un email o directamente vinculando la cuenta de google. Como siempre, os recomendamos crear las cuentas en las plataformas con emails no corporativos, es decir, un email de google o outlook.
Una vez hayamos validado nuestro registro con el email que nos mandan, empezará el onboarding. Una de las preguntas que nos van a hacer y que es fundamental es si queremos crear una cuenta personal o una cuenta de equipo.
Aquí debemos seleccionar crear una cuenta personal, esto es muy importante, ya que las cuentas de equipo tienen limitaciones de espacio y contenido; pero las personales no tienen limitaciones de este estilo.
Por si te interesa, las cuentas de equipo tienen otras funcionalidades que no necesitamos para nuestro panel de marca.
2. Duplicar la plantilla de Brand Board de Wondermochi
El ecosistema de Notion esta formado por platillas gratuitas y de pago que los usuarios puedes compartir. Al acceder a ellas, nos aparece un botón de “Duplicate”. Esto creará un clon de la plantilla en nuestras páginas de notion. Para acceder a la plantilla de Wondermochi, haz click aquí.
3. Dale acceso al diseñador
Una vez que la plantilla forme parte de tus páginas de Notion, solo tienes que darle acceso a Rafa usando el botón de Share. Recuerda otorgarle permiso de editor para que pueda modificar el contenido.
Solo tenemos que situarnos en la página que se ha creado al duplicar la plantilla y seguir estos pasos:
En resumen
Notion es una herramienta muy poderosa para hacer un manual de marca, no por la cantidad de herramientas que tiene, sino por todo lo contrario: es tan simple que WordPress a su lado parece una carrera universitaria. Y lo mejor del sistema es que puede empezar con algo simple y completarlo poco a poco, sin complicaciones ni imposiciones.
Eso sí, el primer paso has de hacerlo bien, ya que si tu cuenta es de equipo en lugar de personal, te quedarás sin espacio rápidamente y te harán pagar sin necesidad de ello, ya que esta opción está pensada para equipos grandes.
Si te has creado una cuenta de equipo por error, solo tienes que seguir estos pasos:
- Ve a Settings & Members
- Accede a la pestaña My Account
- Haz scroll hasta abajo y encontrarás un botón rojo de Delete my account
- Una vez hecho, ya puedes empezar el proceso por el paso 1
